Gouvernance interne chez WITH Madrid

Chez WITH Madrid, nous reconnaissons que notre réussite commerciale repose sur une conduite éthique, l'intégrité et des pratiques responsables. En tant qu'entreprise de technologie et de transformation accompagnant les organisations dans leur transformation numérique, nous comprenons l'impact profond de notre travail sur nos clients, leurs parties prenantes et la société au sens large. Ce cadre de Gouvernance interne expose notre engagement à exercer nos activités selon les normes éthiques les plus élevées, en mettant particulièrement l'accent sur les mesures de lutte contre la corruption et le respect des droits humains.

Nous reconnaissons et adoptons les principes inscrits dans le Code éthique, le Plan de Tolérance Zéro contre la Corruption et la Politique des droits humains de nos précieux clients et partenaires. Le présent document explique comment ces principes sont intégrés à nos propres opérations commerciales et à nos relations avec les tiers, démontrant notre alignement avec ces valeurs essentielles tout en reflétant notre position singulière de PME espagnole spécialisée dans la transformation technologique, l'analyse de données et l’innovation en IA.

L'éthique est le fondement de notre approche commerciale chez WITH Madrid. Nous croyons que maintenir la confiance de nos parties prenantes — clients, employés, fournisseurs, partenaires commerciaux et communautés dans lesquelles nous opérons — est essentiel à notre succès et à notre durabilité à long terme. Notre cadre éthique repose sur les principes fondamentaux suivants :

• Transparence et intégrité : Nous menons l’ensemble de nos activités avec la plus grande transparence et probité. Notre certification ISO 9001 témoigne de notre engagement envers des systèmes de management de la qualité garantissant la cohérence et l’amélioration continue de nos prestations. Nous fournissons à toutes les parties prenantes des informations claires, exactes et opportunes, en évitant toute pratique pouvant être considérée comme trompeuse ou mensongère.
• Responsabilité : Nous assumons pleinement la responsabilité de nos actes et de nos décisions. Notre direction et nos collaborateurs, à tous les niveaux, répondent de l’observation de nos standards éthiques et du signalement de tout problème ou violation. Nous avons mis en place des lignes de responsabilité claires et des mécanismes de contrôle appropriés pour garantir le respect de nos principes éthiques.
• Respect et équité : Nous traitons chaque personne avec dignité et respect, valorisons la diversité et interdisons toute forme de discrimination. Nous entretenons avec nos parties prenantes des relations équitables et équilibrées, fondées sur le respect mutuel et l’avantage réciproque. Nous reconnaissons l’importance de créer un environnement inclusif où la diversité des points de vue est valorisée et alimente l’innovation.
• Excellence et innovation : Nous recherchons l’excellence dans toutes nos actions, en améliorant constamment nos processus, services et solutions. Notre innovation est guidée par des considérations éthiques, afin que les avancées technologiques servent les besoins humains et respectent les droits fondamentaux. Nous pensons qu’une véritable innovation doit être responsable et durable.
• Conformité aux lois et réglementations : Nous respectons strictement toutes les lois, réglementations et normes applicables en Espagne et dans toute juridiction où nous opérons. Nous allons au-delà de la simple conformité, aspirant à incarner les meilleures pratiques en matière de gouvernance d’entreprise et de conduite éthique. Notre certification ISO 27001 atteste de notre engagement envers la gestion de la sécurité de l’information et la protection des données.

Ces principes guident nos opérations quotidiennes et nos décisions stratégiques; ils constituent le socle de nos engagements spécifiques en matière de lutte contre la corruption et de droits humains, détaillés dans les sections suivantes.

WITH Madrid adopte une approche de tolérance zéro à l’égard de la corruption sous toutes ses formes. Nous reconnaissons que la corruption fausse la concurrence loyale, sape la confiance et freine le développement durable. Nos engagements anti‑corruption visent à prévenir, détecter et traiter toute forme de pratique corruptive dans notre champ d'activité.

• Interdiction de la corruption et des paiements de facilitation (ou « de complaisance ») : Nous interdisons strictement l’offre, la promesse, la sollicitation ou l’acceptation de pots‑de‑vin sous quelque forme que ce soit, directement ou par l’intermédiaire de tiers. Cela inclut les paiements de facilitation (ou « de complaisance »), c’est‑à‑dire de petits paiements destinés à obtenir ou accélérer l’exécution d’actes administratifs courants. Nos employés et représentants sont formés à reconnaître et à refuser toute demande de ce type.
• Cadeaux, invitations et activités de représentation : Nous avons établi des lignes directrices claires concernant l’offre et l’acceptation de cadeaux, d’invitations et d’activités de représentation. Ces pratiques doivent rester raisonnables, proportionnées et transparentes, répondre à des objectifs commerciaux légitimes et non à l’influence indue de décisions. Tous ces échanges doivent être enregistrés avec exactitude dans nos livres comptables.
• Conflits d’intérêts : Nous exigeons de tous les employés qu’ils déclarent tout conflit réel ou potentiel entre leurs intérêts personnels et ceux de WITH Madrid. Nous avons mis en place des procédures pour gérer ces conflits de manière appropriée, garantissant que les décisions commerciales sont objectives et dans le meilleur intérêt de l’entreprise et de ses parties prenantes.
• Diligence raisonnable dans les relations d’affaires : Nous effectuons la diligence raisonnable appropriée avant d’établir des relations commerciales avec des tiers, y compris clients, fournisseurs, sous‑traitants et partenaires. Ce processus nous aide à identifier et atténuer les risques de corruption associés à ces relations. Nous attendons de nos partenaires commerciaux qu’ils adhèrent à des standards anti‑corruption comparables aux nôtres.
• Pratiques financières transparentes : Nous tenons des livres comptables exacts qui documentent correctement toutes les transactions financières. Nos pratiques financières sont transparentes et soumises à des contrôles internes appropriés et à des audits externes. Nous interdisons tout compte « hors livre » ou transaction insuffisamment identifiée.
• Mécanismes de signalement : Nous avons mis en place des canaux sûrs et accessibles pour signaler toute suspicion de corruption, garantissant que chacun peut exprimer ses préoccupations sans crainte de représailles. Tous les signalements sont pris au sérieux et font l’objet d’enquêtes approfondies, assorties de mesures correctives appropriées lorsque nécessaire.
• Formation et sensibilisation : Nous dispensons régulièrement une formation à nos employés sur les politiques et procédures anti‑corruption, afin qu’ils comprennent leurs responsabilités et les conséquences de la non‑conformité. Nous favorisons une culture où la conduite éthique est reconnue et valorisée.

Au travers de ces engagements, nous visons à contribuer à un environnement commercial empreint d’intégrité, d’équité et de transparence, en adéquation avec les principes du Plan de Tolérance Zéro à la corruption adopté par nos clients et partenaires.

WITH Madrid reconnaît la dignité intrinsèque et les droits égaux de chaque individu. Nous nous engageons à respecter les droits humains tels que définis par les normes internationales, notamment la Déclaration universelle des droits de l’homme, le Pacte international relatif aux droits civils et politiques et le Pacte international relatif aux droits économiques, sociaux et culturels. Notre approche des droits humains est intégrée dans nos opérations et relations commerciales, reflétant notre responsabilité de respecter les droits humains et d’éviter toute complicité dans leur violation.

Pratiques d’emploi : Nous nous engageons à offrir un lieu de travail sûr, sain et respectueux pour tous nos collaborateurs. Cela inclut :

• Nous rejetons toute forme de travail forcé, obligatoire ou d’exploitation des enfants dans nos opérations et notre chaîne d’approvisionnement. Nous vérifions l’âge de tous les employés et veillons à ce que les jeunes travailleurs soient protégés de tout travail dangereux.
• Promotion de la diversité et de l’inclusion tout en interdisant la discrimination fondée sur la race, la couleur, le genre, la langue, la religion, l’opinion politique ou toute autre opinion, l’origine nationale ou sociale, la propriété, la naissance ou tout autre statut. Nos processus de recrutement et de promotion reposent sur le mérite et des critères objectifs.
• Respect du droit des employés de former et de rejoindre les syndicats de leur choix et de négocier collectivement. Nous entretenons un dialogue constructif avec les représentants des employés pour traiter les questions relatives au lieu de travail.
• Priorité à la santé et à la sécurité au travail, avec la mise en œuvre de mesures appropriées pour prévenir les accidents et blessures, et la fourniture d’une formation régulière sur les procédures de sécurité. Notre engagement envers le bien‑être du personnel s’étend à la santé mentale et à l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
• Offre d’une rémunération et d’avantages sociaux équitables et compétitifs, dans le respect de toutes les lois salariales applicables, y compris celles relatives au salaire minimum, aux heures supplémentaires et aux avantages légalement obligatoires.

Engagements supplémentaires en matière de droits humains :

• Protection de la vie privée et sécurité des données : En tant qu’entreprise technologique manipulant des informations sensibles, nous reconnaissons notre responsabilité particulière de protéger les droits à la vie privée. Nous avons mis en place des mesures robustes de protection des données, en conformité avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et les autres lois pertinentes en matière de confidentialité. Notre certification ISO 27001 témoigne de notre engagement envers la gestion de la sécurité de l’information.
• Responsabilité environnementale : Nous reconnaissons le lien entre la protection de l’environnement et les droits humains, sachant que la dégradation environnementale peut affecter la jouissance de ces droits. Notre site web éco‑conçu et notre notation EcoVadis en matière de durabilité reflètent notre engagement à minimiser notre empreinte écologique.
• Engagement communautaire : Nous respectons les droits et intérêts des communautés dans lesquelles nous opérons, en dialoguant avec elles de manière transparente et inclusive. Nous cherchons à apporter des contributions positives à ces communautés à travers nos activités et initiatives.
• Relations avec les fournisseurs et partenaires : Nous attendons de nos fournisseurs et partenaires commerciaux qu’ils respectent les droits humains dans leurs opérations. Nous intégrons des considérations relatives aux droits humains dans nos processus d’approvisionnement et nos clauses contractuelles.
• Mesures correctives : Nous nous engageons à fournir des mesures correctives appropriées lorsque nous identifions que nous avons causé ou contribué à des impacts négatifs sur les droits humains. Nous avons mis en place des mécanismes de réclamation accessibles aux personnes et communautés potentiellement concernées.

Au travers de ces engagements, nous veillons à ce que nos activités respectent et soutiennent les droits humains, conformément aux principes de la Politique des droits humains adoptés par nos clients et partenaires.

Chez WITH Madrid, nous sommes conscients que l’efficacité de la mise en œuvre et du suivi est essentielle pour transformer nos principes et engagements éthiques en pratiques cohérentes. Nous avons établi un cadre global pour garantir que nos politiques de Gouvernance interne sont comprises, appliquées et continuellement améliorées.

• Structure de gouvernance : Notre équipe de direction assume la responsabilité ultime de la conduite éthique et de la conformité au sein de WITH Madrid. Elle assure la supervision et l’orientation stratégique de notre cadre de Gouvernance interne. La mise en œuvre quotidienne est gérée par notre Comité d’éthique, composé de représentants des principaux départements et relevant directement de la direction.
• Politiques et procédures : Nous avons élaboré des politiques et procédures détaillées qui concrétisent nos principes et engagements éthiques. Ces documents fournissent aux employés des orientations claires sur les comportements attendus et les processus de prise de décision.
• Évaluation des risques : Nous réalisons régulièrement des évaluations des risques pour identifier les risques potentiels liés à l’éthique, à la corruption et aux droits humains dans nos opérations et relations commerciales. Ces évaluations orientent nos priorités et l’allocation de ressources pour l’atténuation des risques.
• Diligence raisonnable : Nous réalisons la diligence raisonnable appropriée avant d’établir des relations commerciales significatives ou d’entreprendre des projets majeurs. Ce processus nous aide à identifier et résoudre les problèmes éthiques potentiels de manière proactive.
• Formation et communication : Nous dispensons une formation complète à tous les employés sur notre cadre de Gouvernance interne, avec des sessions spécialisées pour les personnes occupant des postes ou fonctions à haut risque.
• Mécanismes de signalement : Nous avons mis en place de multiples canaux pour signaler des préoccupations ou des violations présumées, y compris un système d’alerte anonyme. Tous les signalements sont traités de manière confidentielle et nous interdisons strictement toute forme de représailles.
• Suivi et audit : Nous surveillons régulièrement la conformité à nos politiques de Gouvernance interne par des audits et examens internes. Nos certifications ISO 9001 et ISO 27001 requièrent des audits externes réguliers.
• Amélioration continue : Nous nous engageons à améliorer continuellement notre cadre de Gouvernance interne sur la base des enseignements tirés, des retours des parties prenantes et de l’évolution des meilleures pratiques.
• Transparence et reporting : Nous communiquons à nos parties prenantes des informations sur nos performances en matière de Gouvernance interne, y compris les risques significatifs, les incidents et les initiatives d’amélioration.

Par le biais de ce cadre de mise en œuvre et de suivi, nous veillons à ce que nos principes et engagements éthiques se reflètent systématiquement dans nos pratiques commerciales, créant une valeur durable pour toutes nos parties prenantes.

Chez WITH Madrid, notre cadre de Gouvernance interne représente notre engagement à mener nos activités avec intégrité, respect des droits humains et tolérance zéro pour la corruption. Alors que nous guidons nos clients dans leurs parcours de transformation technologique, de données et d’IA, nous restons fermement attachés à des pratiques éthiques créatrices de valeur durable pour toutes les parties prenantes.

Nous reconnaissons que l’adhésion à ces principes est non seulement juste, mais aussi essentielle pour instaurer la confiance, gérer les risques et assurer notre succès à long terme. En alignant nos pratiques sur les standards éthiques adoptés par nos clients et partenaires, nous renforçons nos relations commerciales et contribuons à un environnement entrepreneurial plus responsable.

Ce cadre est un document vivant qui évoluera à mesure que nous grandirons et que les meilleures pratiques se développeront. Nous accueillons favorablement les retours de nos parties prenantes et sommes déterminés à améliorer continuellement nos pratiques de gouvernance. Par un dialogue permanent, une surveillance et une adaptation, nous veillerons à ce que ce cadre demeure pertinent et efficace pour orienter notre conduite.

Nous invitons tous nos employés, clients, fournisseurs et autres parties prenantes à se joindre à nous pour soutenir ces principes, créant ainsi un écosystème d’affaires caractérisé par l’intégrité, le respect et la prospérité partagée. Ensemble, nous pouvons démontrer que la réussite commerciale et la conduite éthique sont non seulement compatibles, mais se renforcent mutuellement.

Ce cadre de Gouvernance interne a été approuvé par l’équipe de direction de WITH Madrid et fait l’objet d’un examen annuel afin d’en garantir la pertinence et l’efficacité.